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學者不得不知的兩三事:如何寫出一篇組織良好的投稿信How to write a cover letter.
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先前收到了一個關於怎麼寫投稿信(Cover Letter)的問題,我想就在這篇討論更多相關細節。大多數的國際期刊都要求在遞交稿件時附上英文投稿信,可惜很多作者沒有意識到投稿信的影響力有多大,它給作者絕佳的機會與期刊編輯交流,讓其對文稿產生興趣並進一步審核。


學者不得不知的兩三事:如何寫出一篇組織良好的投稿信
作者: Clarinda Cerejo

先前收到了一個關於怎麼寫投稿信(Cover Letter)的問題,我想就在這篇討論更多相關細節。大多數的國際期刊都要求在遞交稿件時附上英文投稿信,可惜很多作者沒有意識到投稿信的影響力有多大,它給作者絕佳的機會與期刊編輯交流,讓其對文稿產生興趣並進一步審核。

大家都知道期刊編輯的日常是被海量的投稿論文給淹沒,要讓他們對你的文章留下深刻的第一印像是很重要的。 《自然免疫學》(Nature Immunology)編輯部談到投稿信如何「開啟作者與編輯的對話」和「滿足期刊的口味」,簡單來說,匆忙寫出只包含論文題目、期刊名稱、通訊作者聯繫方式等基本訊息的英文投稿信對投稿沒什麼價值,以下是一些英文投稿信(Cover Letter)應包含的要點:

  • 論文題目和通訊作者訊息
  • 研究發現的簡短摘要:用34句描述你研究最重要的發現,盡量避免使用技術用語。主要目標是在現今的文獻背景下架構你的發現,試著問自己以下問題釐清你研究的主要優勢:
    1. 我的研究對現在的知識增加什麼價值?
    2. 我的文章對領域裡關鍵文章的發現是反駁或是恭維?
    3. 研究的創新點是什麼?
    4. 這個研究對未來有什麼顯著的影響?
    5. 投稿期刊的動機:在研究大意之後,加上一句話說明為什麼你的研究適合該期刊。這研究與期刊範圍怎麼相符?為何讀者會感興趣?
  • 倫理道德核准:投稿信應交代研究的相關倫理道德項目是否通過單位審核。如果是臨床實驗,須告知已獲得患者知情同意,並提供註冊/核准編號(有些期刊會特別要求此項)。
  • 利益衝突:告知是否有任何潛在利益衝突。
  • 原創性與作者同意:最後,必須聲明該文稿並未在其他期刊等待發表,以及作者已閱讀全文並同意投稿至該期刊。 除了上面提到的幾點,有些期刊會要求提供其他可幫助編輯審核論文的訊息,請仔細閱讀期刊格式規定。
  • 屬意與不屬意的評審員(Preferred and non-preferred reviewers):大部分的期刊鼓勵作者提供屬意與不屬意的評審員,此舉有助於加快評審流程。作者應謹慎選擇評審員,他們不該有任何利益衝突且能夠進行公正有價值的評估,同時也該提及誰因為利益衝突考量不適合擔任評審員。不過評審員的最後選擇權在期刊編輯手上,他們可能會接受你的建議,也可能不接受。
  • 事前與期刊編輯的互動:如果在事前的社交網絡或會議上曾有任何期刊編輯表示過對你的研究感興趣,記得在投稿信中表明。在一些特殊情況或期刊特別允許下,投稿信可指名給該編輯。
  • 類似工作:如果你覺得你的研究極具開創性而且其他項目組可能會投稿類似的研究結果到其他地方,你可以要求編輯加快評審速度。不過,要小心提出這種要求,這可能會讓編輯的態度更加謹慎。

以上為第一次投稿信的注意事項。

那麼,處理完同儕評審意見,完成英文論文修改後再投稿的時候又該怎麼寫投稿信呢?

這種情況下,你無需重複第一次投稿信已經提過的訊息,在再投稿的投稿信中,你應該要感謝期刊編輯的評估與評審的時間及意見,說明你是否同意評審員的意見與建議。如果有你不同意的地方,你應該要有邏輯的逐點反駁。 總之,記得投稿信可能是最好也是唯一可以宣傳你的論文的機會,一封讓人印象深刻的投稿信是讓你的論文列入期刊發表考慮的關鍵因素。