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9個方法教您如何寫好審稿人意見回函 How to write a great rebuttal letter?
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大部分的手稿在期刊出版前必須再被修正至少一次。通常作者一收到接受的回函會伴隨著大量同儕審閱的評語,作者必須根據這些評語來修正他的文章。


9個方法教您如何寫好審稿人意見回函
作者 Kakoli Majumder

大部分的手稿在期刊出版前必須再被修正至少一次,通常作者一收到接受的回函會伴隨著大量同儕審閱的評語,作者必須根據這些評語來修正他的文章,修正完的版本會被上傳到期刊,接著審閱者會透過點對點的回答方式給作者評語,而這時候作者的介紹信和修正過後的說明信還有這些評語的回覆必須被寄到編輯者信箱,這封信通常被叫做回覆信或是審稿人意見回函。



將修正好的手稿及一封組織良好的審稿人意見回函寄出去是非常重要的。審稿人意見回函可以用以下的兩種方式編寫:

  • 一、您先編寫介紹信並另外附上已解決的評論回函。
  • 二、除此之外,您的審稿人意見回函可以分成兩個部分:1.介紹並附上期刊編輯者。2.詳細的回覆審稿人評論,在抬頭提到手稿的標題和ID,同時用一小段句子感謝審稿人願意利用他們寶貴的時間給予如此珍貴的評論。提到您很感激他們願意給您那麼寶貴的意見幫助您修改手稿,審稿人意見回函通常在開頭使用比較正面和感激的語言。

    如果您是將回覆放到另外一封信件,利用一段結論提出您在此份手稿依據審稿人評論主要修改的地方,並提到您已附上檔案含括每一項的審稿人意見回覆。如果您包含更詳細的解說在此封信的下一個章節,提到在下一個章節會有您的回覆。

  1. 解決每項編輯者和審閱者所提出的問題:複製每項評論到您的審稿者回函並立刻用簡單明瞭的方式寫下您的回覆,同時確保回答所有審稿者的評論,如果您並不認同其中一個評論,請提出您的理由。
  2. 請利用點對點的方式回答問題:大部分的審稿者評論都非常的長,記得標註和指出您在原文已修改的地方,同時考慮保持足夠的空間撰寫您的回覆,這樣會使您的讀者和編輯者更容易閱讀您已修改的地方。
  3. 整理您的讀者評論: 如果一篇文章有太多的評論,最好的方式是將這些評論分門別列,舉例來說,所有關於方法的評論都可以放在同一個分類,而所有關於語言的評論也能放在同一類,如果您決定使用此方法。必須附加上一段句子那就是,”我已經將我的審閱者評論根據有邏輯的方式分類”。
  4. 如果評論都是以句子的方式組成,將它分成幾個不連接的點:讓您可以分開各自解決這些問題,如果您不確定這些評論指的是甚麼,請詳細解釋您目前對這些評論的了解。
  5. 如果您感覺審稿者誤解某些部分,請禮貌的向他們解釋:審稿者們通常是這個領域的專家,因此,如果您感到審稿者誤解您文章的某部分,這就好像您報告不清楚一樣,在此種情況下,用禮貌的方式指出誤解和提供必要的解釋,例如說,您應該寫上”對不起這部分在我的初稿並不清楚,我應該用此種方法報告,而我已經修正此部分的報告"。
  6. 如果您無法解決問題,請提供他們一個理由: 如果您無法解決任何審稿者的意見。請解釋您為何不行這麼做,例如說,詢問是否要提供額外的資料和實驗,雖然您不覺得這是需要的。而且需避免個人因素像是缺乏經費或時間,盡量不要展現負面的態度,對您的回覆保持尊敬。所以首先要感謝您的審閱者如此深刻的分析和有用的評論,然後在用有邏輯的方式提供您的解答。
  7. 當您加入新資料和圖表,提到他們在手稿的位置:如果您需要加入任何新資料、表格和圖表,您需要提到頁碼和是第幾圖表,如果需要,附上補足的資料讓審稿者和編輯者擁有所有他們需要的資訊,並且不用特別找尋這些資訊的位置。
  8. 保持禮貌和尊敬的態度:記住審稿者已經花了很多時間在評量您的手稿,假如大部分的評論偏向負面,不要用情緒化的方式回答他們。審稿者會評論您的手稿而不是您個人,他們的價值在於您的手稿上。所以保持禮貌和尊敬,如果您覺得大部分的評論是不合理的,也許某些審稿者有不同的觀點,但是確記他們每個人都會詳讀您的審稿者回函,所以最好禮貌地對待每一個審稿者。這是對說明信非常重要的。
  9. 用適當的方式總結您的回覆信: 小心地總結您的審稿人意見回函。總結的句子必須如下”所有的訂正都已完成,我們希望這份手稿能不在做任何的修改“,更直接但禮貌的方式可以是“我們期待聽到任何有關提交的資訊”。這樣正式、禮貌,而且願意修改的態度是非常必要的。